Conciliação bancária: o que é e como fazer

A conciliação bancária é uma das mais importantes rotinas financeiras que uma empresa deve ter. Ela será a responsável em garantir que o que circula na conta bancária é exatamente aquilo que a empresa negociou.

Apesar da sua importância, é comum empresários a negligenciar. E o resultado são péssimos para o negócio! Sem sua realização, pode haver discrepâncias entre os valores recebidos e os efetivamente lançados, não saber ao certo qual o saldo bancário que a empresa possui e, em última instância, fazer com que o negócio fique sem caixa para repor estoques.

Para você compreender melhor o que é a conciliação bancária, e como ela deve ser feita, preparamos este artigo para você. Confira agora mesmo!

O que é conciliação bancária?

O processo de comparação entre o extrato bancário e as informações relativas ao controle financeiro de uma empresa é chamado de conciliação bancária. A conciliação bancária é uma parte importante dos controles internos de uma empresa sobre seus ativos. 

E para ser eficaz, deve ser feita por alguém que tenha pleno conhecimento sobre gestão financeira, evitando assim discrepância entre os valores. Durante o processo, é importante verificar cada transação individualmente, certificando-se de que os valores correspondem perfeitamente, e observe as diferenças que precisam de mais investigação. 

O processo pode ser tão formal ou informal quanto você desejar e algumas empresas criam um extrato de conciliação bancária para documentar as contas regularmente. Se você não concluir o processo mensalmente, poderá executá-lo diariamente, trimestralmente ou por qualquer outro período de sua escolha.

E se os valores não corresponderem?

É normal ver pequenas diferenças devido ao tempo, incluindo itens que ainda não foram compensados ​​pelo banco, mas você deve ser capaz de explicar essas diferenças facilmente. 

Por exemplo, você pode passar um cheque a um fornecedor e reduzir o saldo da sua conta nos sistemas internos, mas seu banco mostra um saldo mais alto até que o cheque seja compensado. Esses cheques são conhecidos como cheques pendentes.

Um pagamento eletrônico automático pode limpar sua conta um dia antes ou depois do final do mês, diferente do lançamento que você tem na empresa. Quando você pode facilmente contabilizar as discrepâncias, provavelmente não precisa se preocupar. Quando leva mais tempo para localizar e conciliar discrepâncias, pode haver problemas maiores que precisam ser resolvidos.

Qual é a melhor hora para conciliar?

É aconselhável revisar suas contas pelo menos uma vez por mês. Para negócios de alto volume ou situações com maior risco de fraude, pode ser necessário fazer a conciliação bancária com ainda mais frequência. Algumas empresas conciliam suas contas bancárias diariamente.

Você também pode criar proteção para suas contas bancárias, e seu banco pode fornecer idéias úteis. Por exemplo, muitos bancos oferecem uma solução que impede o banco de aprovar pagamentos de sua conta, a menos que você forneça instruções específicas para aprovar pagamentos individuais antecipadamente. 

Como fazer conciliação bancária

Para fazer a conciliação bancária, você pode usar uma planilha, um software, ou então terceirização sua gestão financeira por meio da contabilidade digital. O mais importante é que ela seja feita, visando sempre ter um controle rigoroso das finanças do seu negócio.

O primeiro passo é registrar cada movimentação financeira da empresa. Para isso, anote e guarde notas fiscais, recibos, extratos, comprovantes, entre outros. Isso permite identificar mais facilmente valores que movimentaram sua conta bancária, ou que ainda serão debitados.

Diariamente, anote o saldo bancário, com todas as saídas e entradas de valores. Isso permite realizar um controle interno do caixa da empresa, identificando mais facilmente cada movimentação. Ao calcular os valores em espécie que você tem na empresa, os valores devem bater.

Lembre-se sempre de durante sua conciliação bancária, considerar também taxas e juros cobrados pelas instituições bancárias. Em geral, esquecer desse detalhe pode causar discrepâncias nas contas difíceis de serem percebidas.

Por fim, qualquer divergência entre os dados que você tem na empresa com o saldo bancário deve ser identificado e corrigido assim que notado. Caso isso não seja feito, a situação pode sair do controle e encontrar os erros futuramente se tornam ainda mais difíceis.

Terceirize a gestão financeira

Uma excelente alternativa para evitar furos na conciliação bancária é terceirizar o serviço com alguma empresa que seja especializada na gestão financeira. Com profissionais capacitados, eles farão os lançamentos e conferências diárias, evitando qualquer discrepância e permitindo que você tenha mais tempo para se dedicar a outros pontos essenciais do seu negócio.

Nesse aspecto, a Finanças Azul é especialista em gestão financeira, com consultores que  utilizam a mais moderna tecnologia de gestão financeira do Brasil, a Conta Azul. Se você quer mais segurança e tranquilidade em sua conciliação bancária, entre em contato agora mesmo com nossos consultores. Você irá se surpreender!